Parhaat sähköpostietiketit

Olemme kaikki nähneet työntekijän, joka on vahingossa kirjoittanut vastauksen kaikkiin yrityksen koko sähköpostiviestissä lähettämällä vähemmän kuin houkuttelevia kommentteja pomosta koko toimisto- mukaan lukien pomo - eikä vain heidän ystävänsä. Ja kuinka monta kertaa olemme syyllisiä siihen, että emme ole vastanneet sähköpostiin nopeasti esitetyssä ajassa - tai joku, joka ei vastaa meille, kun tarvitsemme todella kiireellistä vastausta?

Kun keskimääräinen amerikkalainen työntekijä viettää a viikon neljännes kaivaudutaan näennäisesti loputtoman määrän sähköpostien joukosta, jotka tunkeutuvat postilaatikoihin päivittäin (ja enemmän, jos otat aikaa pikaviesteihin vastaamiseen välittömästi viestintäympäristöissä, kuten Slack ja Google Hangouts), ei ole yllättävää, että sähköpostietiketin rikkomukset, ellei vakavia virheitä, voivat tapahtua kauhistuttamalla säännöllisyys. Haluatko auttaa pitämään postilaatikkosi kohteliaisuudessa ja kohteliaisuudessa? Tässä on yrityssähköpostietiketin kultaiset säännöt, joista monia voidaan noudattaa sekä henkilökohtaisessa että työelämässä.

Lähetä sähköpostit nykyisillä, selkeillä aihelinjoilla

Loputtoman roskapostin lisäksi ei ole paljon ärsyttävää kuin se, että joudut tienaamaan 10 000 sähköpostiviestiä samalle otsikkoriville löytääksesi tarvitsemasi tiedot. Jos viestissäsi käsitellään uutta aihetta, tee kaikkien elämästä yksinkertaisempaa ja itsesi paljon suositumpaa aloittamalla uusi sähköposti tai ainakin päivittämällä aihepiiri.

Etiketin asiantuntija, julkaisun kirjoittaja Moderni etiketti parempaan elämään, ja Texasin protokollikoulu, Diane Gottsmanin mielestä yksi suurimmista lemmikkieläinten johtajista ja heidän joukkueistaan ​​ei tiedä mitä he vastaavat. "Kuukausi sitten olet ehkä kirjoittanut aiheeseen" Kiitos lounaasta ". Nyt puhut uudesta viittauksesta, jonka haluat lähettää jollekin, joten aloita uusi sähköposti. Sitten, jos heidän on etsittävä kyseistä sähköpostia, he voivat tehdä sen aiheittain. ”

Jos olet huolissasi siitä, että uusi sähköposti ei tee sitä vastaanottajan palomuurin kautta, tai on mahdollista, että he eivät muista kuka olet viimeisimmästä viestintäkerrastasi, Gottsman sanoo, että on sallittua vastata viimeiseen viestiin kirjeenvaihto. Tällä tavalla henkilö voi käydä läpi vanhan kirjeenvaihtosi ja perehtyä uudelleen kuka olet. "Mutta tärkeintä on muuttaa aihealuetta", hän sanoo.

Priorisoi postilaatikkosi kiireellisyyden perusteella

Joskus, kun olet haudattu erityisen räikeän sähköpostilaatikon alle ja tuntuu siltä, ​​että et koskaan näe valoa, saatat joutua ottamaan yli päivän, jotta kaikkiin vastataan. Liiketoiminnan etiketti sanoo, että sähköpostiviestit olisi palautettava yhden päivän sisällä, mutta jopa Gottsman sanoo: ”Joskus takaisin saaminen vie jonkin verran kaksi päivää. Se, kuinka nopeasti sinun on vastattava, riippuu sähköpostin tärkeydestä ja kuka henkilö on lähettänyt sen. Jotkut ihmiset kutsuvat sinua tai soittavat sinulle. Sinulla ei ole velvollisuutta palauttaa kutakin saamasi sähköpostia. "

Toisaalta, jos olet lähettänyt aikaherkän sähköpostin etkä ole saanut nopeaa vastausta, se on asianmukaisen protokollan sisällä noutaa puhelin ja soita kollegallesi. Kun puhutaan aikaherkistä, älä itke susia - riippumatta siitä, haluatko vain vastauksen. "Älä sensagoi kiireellisyyttä", sanoo Gottsman. ”Kaikki ei ole 911-puhelua. Jos tunnet sensaatiomaisen tilanteen saadaksesi heidän huomionsa, menetät uskottavuuden. Jos se ei todellakaan ole kiireellistä, älä kirjoita 'kiireellinen'. Ja jos se on niin tärkeää, sinun on noudettava puhelin ja soitettava. "

Kasvokkain on paikkansa

Ennen sähköpostin lähettämistä ihmiset keskustelivat vaikeista asioista kasvokkain. Nykyään kovat, sekä henkilökohtaiset että ammatilliset tavarat käsitellään usein tietokoneen näytön kautta. Gottsmanin mukaan se saattaa tehdä epämiellyttävistä keskusteluista vähemmän, mutta se ei tarkoita, että se olisi oikein tehdä. "Sinun ei yksinkertaisesti pitäisi antaa huonoja uutisia sähköpostitse", hän sanoo. ”Kaikkea erittäin herkkää asiaa tulisi silti käsitellä henkilökohtaisesti tai ainakin korvasta korvaan. Et ampu ketään sähköpostitse. Et anna vakavaa tietoa sähköpostitse, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. "

Kuinka lopetat sähköpostiketjun?

He eivät yksinkertaisesti lopeta mistä tahansa syystä. Pelkäät leikata sen pois, koska et halua olla loukkaavaa. Vietätkö ikuisuuden tekemällä saman tanssin, päivä päivältä? Milloin se koskaan loppuu? Tietenkin, sietävä tapahtumaketju, josta puhumme, on melkein ikuinen sähköpostisilmukka "kiitos" ja ”Ilo” -liiketoimintaviestintä, johon voimme joskus takertua, koska kukaan ei tiedä miten tehdä se. Gottsman sanoo: “Menet edestakaisin kerran. Lähetä sähköpostia: "Kiitos". Lähetän sähköpostilla 'Minun ilo'. Ja siinä se on. Se on kuin kädenpuristus - jonkun täytyy päästää irti. "

Vähemmän on aina enemmän

Ja vaikka olemme tekemisissä loputtoman sähköpostin kanssa, kun sinut sisällytetään vastaamaan kaikkiin sähköpostiviesteihin, olipa kyse sitten henkilökohtaisesta tai ammatillisesta, älä vastaa automaattisesti jokaiselle ketjussa. Ajattele muita vastaanottajia. Mahdollisuudet ovat hyvät, että kaikkien ei tarvitse lukea vastaustasi, ja se voi olla paitsi häiritsevä, myös ärsyttävä, saada ilmoituksen ilmoitettuaan uusista sähköposteista matkapuhelimellasi, kun heillä ei ole mitään tekemistä sen kanssa sinä.

Pidä se hiljaisena muilla tavoin myös yrityssähköposteissa. Vältä hymiöitä ja liian monia huutomerkkejä, jotka saattavat tuntua nuorilta. Pysy klassisella, puhtaalla ja helposti luettavalla mustalla kirjasimella ja käytä ammattimaisia ​​terveisiä ja sananvaltaa. Huomaa myös, että huumori ei usein käänny hyvin digitaalinen viestintä, tai eri kulttuureista ja sukupolvista. "Sähköposti on vain jatko itsellesi", sanoo Gottsman. ”Varmista, että tarkistat oikeinkirjoituksen, käytä oikeita välimerkkejä etkä käytä pieniä kirjaimia lauseen alussa. Koska se On antaa vaikutelman vastaanottajalle, vaikka kyseessä olisi henkilökohtainen sähköposti. "

Kuvituksia Mary Fama.